Giới thiệu về ChatOps

Cách các tổ chức quốc phòng và chính phủ có thể tận dụng ChatOps một cách an toàn và hiệu quả trong môi trường nhiệm vụ.

Giới thiệu về ChatOps

Hoạt động quốc phòng và chính phủ hiện đại dựa vào một mạng lưới phức tạp gồm con người, dữ liệu và quy trình làm việc để hoàn thành công việc quan trọng hàng ngày. Tuy nhiên, sự phức tạp của những hệ thống này có thể làm cho việc hợp tác nhanh chóng, hiệu quả và an toàn trở nên khó khăn. Các hầm thông tin và khoảng cách giao tiếp giữa các chuỗi công cụ và thành viên trong nhóm có thể làm chậm quy trình làm việc, giảm độ rõ ràng và cản trở kết quả của các nhiệm vụ.

Tăng tốc Lợi thế Ra quyết định trong môi trường nhiệm vụ với ChatOps an toàn

ChatOps là việc sử dụng chatbot, tích hợp, AI và các công cụ khác trong nền tảng chat để hỗ trợ và tự động hóa các nhiệm vụ hoạt động. ChatOps tăng cường sức mạnh cho nền tảng chat của bạn, biến nó từ một nơi để giao tiếp thành một trung tâm đẩy nhanh công việc hợp tác quan trọng. Trong môi trường nhiệm vụ, việc triển khai ChatOps có thể giúp các đội trong thực địa duy trì kết nối với thông tin, con người và công cụ cần thiết cho sự thành công.

Những lợi ích của ChatOps bao gồm:

• Kết nối tất cả thành viên nhóm, đối tác nhiệm vụ và các bên liên quan khác trong một nơi duy nhất.
• Tập trung sự hợp tác xung quanh một bảng điều khiển hoặc dòng lệnh chung để giao tiếp hiệu quả hơn.
• Tăng tốc thời gian phản hồi cho các quy trình làm việc nhạy cảm về thời gian.
• Giảm công sức thủ công liên quan đến giao tiếp bằng giọng nói truyền thống và các lỗi chép lại tiềm ẩn.
• Ghi lại lịch sử hoạt động của nhóm nhiệm vụ, sự kiện hệ thống, vấn đề và giải pháp.

Giao tiếp hiệu quả có thể cứu sống trong các hoạt động nhiệm vụ. ChatOps có thể giúp con người trong tổ chức của bạn làm việc tốt hơn, dẫn đến việc sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn, thực hiện hiệu quả hơn và kết quả tổng thể tốt hơn.

Tại sao nên triển khai ChatOps cho các đội nhiệm vụ của bạn?

Khi các tổ chức chính phủ và quốc phòng phát triển để đáp ứng các yêu cầu hiện đại, các công cụ giao tiếp kỹ thuật số đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động nhiệm vụ. Các nền tảng chat hiện được sử dụng thường xuyên để quản lý hoạt động nhiệm vụ, và ChatOps cho phép các đội này giao tiếp và truy cập thông tin hiệu quả hơn ở ranh giới chiến thuật. ChatOps không chỉ là một cách tiếp cận mới lạ; Bộ Quốc phòng đã áp dụng ChatOps làm thành phần cốt lõi của sự phát triển các sáng kiến chỉ huy và kiểm soát, bao gồm Chỉ huy, Kiểm soát, Truyền thông, Máy tính, Tình báo, Giám sát và Trinh sát (C4ISR) và Chỉ huy và Kiểm soát Liên hợp Toàn miền (JADC2).

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ đề cập đến các cân nhắc chính để triển khai và mở rộng chương trình ChatOps của tổ chức bạn. Tiếp tục đọc để tìm hiểu thêm về các sáng kiến ChatOps quan trọng cho nhiệm vụ hiệu quả, các thách thức ChatOps phổ biến và cách khắc phục chúng.

Công cụ chat bạn sử dụng là môi trường mà thực hành ChatOps của bạn sẽ phát triển.

Các ứng dụng chat ngày nay giống như email cách đây 20 năm: một phần thiết yếu của quy trình giao tiếp, và là thứ mà nhiều tổ chức đã có sẵn. Nhưng điều đó không có nghĩa là mọi nền tảng chat đều phù hợp cho ChatOps. Trong khi các công cụ chat đa năng có thể tuyệt vời cho các cuộc trò chuyện nhóm, chúng thường thiếu chức năng và tính năng cần thiết cho hoạt động chiến thuật, bao gồm tích hợp mạnh mẽ và kiểm soát bảo mật nâng cao.

Nếu bạn đang cân nhắc nâng cấp thực hành ChatOps của mình — đặc biệt là cho các hoạt động nhiệm vụ quan trọng — việc xem xét liệu nền tảng chat của bạn có thể duy trì một thực hành mạnh mẽ hơn và đáp ứng nhu cầu độc đáo của tổ chức bạn hay không là điều đáng làm. Với suy nghĩ đó, hãy xem xét một số yêu cầu chính mà bạn nên cân nhắc khi đánh giá các giải pháp ChatOps.

Tích hợp và khả năng mở rộng

Một nền tảng ChatOps tuyệt vời nên tích hợp tốt với mọi công cụ mà nhóm bạn sử dụng — đặc biệt là các công cụ nội bộ. Tìm kiếm các nền tảng đủ mở để cho phép tùy chỉnh phù hợp với chuỗi công cụ của nhóm bạn hiện tại và thích ứng với những gì họ sẽ cần trong tương lai.

Khai thác sức mạnh của phần mềm mã nguồn mở cho Không quân Hoa Kỳ

Đối với các tổ chức như Không quân Hoa Kỳ, những lo ngại về bảo mật và tuân thủ nghiêm trọng hạn chế khả năng nhanh chóng áp dụng và tích hợp các công nghệ mới. Các đội có nguy cơ bị khóa chặt với các nhà cung cấp đã được phê duyệt và bỏ lỡ các đổi mới quan trọng.

Platform One, đội Dịch vụ Doanh nghiệp DevSecOps của Bộ Quốc phòng Hoa Kỳ, đã áp dụng một cách tiếp cận mới đối với các dịch vụ phát triển phần mềm để cho phép Bộ Quốc phòng hỗ trợ các nâng cấp liên tục và các tính năng mới với kiểm tra bảo mật tích hợp trên một khung thời gian nhanh hơn nhiều và với chi phí thấp hơn so với chu kỳ "thác nước" truyền thống.

"Là Bộ Quốc phòng, chúng tôi không phải là một doanh nghiệp rất tin tưởng theo thiết kế," Thượng sĩ Matthew Huston, trưởng bộ phận dịch vụ doanh nghiệp của đội, nói, "Những gì chúng tôi làm tại Platform One là giảm thiểu rủi ro với các bản quét lỗ hổng từ đầu cũng như giám sát liên tục trong khi các công cụ đang được sử dụng. Điều này cho phép chúng tôi di chuyển nhanh hơn qua nhiều công cụ hơn khi biết rằng có ai đó/một thứ gì đó luôn theo dõi."

Cốt lõi của cách tiếp cận mới này là tận dụng phần mềm mã nguồn mở và mã nguồn mở cốt lõi, điều này đã cho phép Platform One áp dụng các công nghệ mới một cách nhanh chóng và tận dụng các giải pháp tiên tiến mà trước đây nằm ngoài tầm với. Việc tiếp cận các công cụ như Mattermost mang lại cho các đội trong Không quân Hoa Kỳ khả năng lớn hơn để áp dụng, tùy chỉnh và mở rộng phần mềm là một phần của hoạt động nhiệm vụ dựa trên ChatOps của họ.

Tìm hiểu thêm về Platform One »

An ninh và tuân thủ

Việc kết hợp các công cụ và thông tin từ các hệ thống khác nhau có thể là một thách thức, đặc biệt khi xem xét độ nhạy cảm tương đối của thông tin trên các hệ thống đó. Bạn muốn đảm bảo rằng dữ liệu vẫn ở trong tay đúng người và không vô tình xuất hiện trên các kênh sai. Để làm điều đó, hãy tìm kiếm các công cụ hỗ trợ khả năng phân phối quyền một cách chi tiết và ánh xạ quyền truy cập đó vào hệ thống quản lý nhân sự đã có sẵn như LDAP để giảm gánh nặng quản lý người dùng và thúc đẩy tính phổ biến của công cụ trên các máy của nhân viên. Nếu tổ chức của bạn xử lý thông tin mật, việc đảm bảo rằng nền tảng cộng tác của bạn có thể hoạt động ở các cấp độ phân loại bảo mật dữ liệu thích hợp sẽ giúp nhóm bạn giao tiếp hiệu quả hơn trên nền tảng đó.

Các tùy chọn triển khai cũng rất quan trọng đối với bảo mật cho nhiều tổ chức. Lựa chọn một hệ thống tự lưu trữ — hoặc thậm chí một hệ thống có thể được triển khai trong môi trường không có kết nối mạng — mang lại cho tổ chức của bạn một lớp bảo mật bổ sung cho thông tin quan trọng nhất của bạn.

Thân thiện với người dùng và khả năng tùy chỉnh

Dù chúng có thể hiệu quả đến đâu, việc kết hợp các quy trình và công cụ mới có thể là một thách thức, đặc biệt nếu chúng làm gián đoạn quy trình làm việc hiện tại. Không có gì ngạc nhiên, các sáng kiến ChatOps thường thất bại khi chúng không dễ sử dụng. Hãy chọn các công cụ ưu tiên khả năng sử dụng để giúp đơn giản hóa quá trình áp dụng. Như một phần mở rộng của điều này, tìm kiếm các công cụ cung cấp khả năng tùy chỉnh rộng rãi có thể mang lại mức độ linh hoạt lớn trong cách bạn sử dụng chúng, làm cho chúng thậm chí còn phù hợp hơn với các công cụ, quy trình làm việc và sở thích hiện tại của nhóm bạn.

Độ tin cậy và khả năng mở rộng

Khi đánh giá các giải pháp, hãy xem xét phạm vi sử dụng các công cụ ChatOps của bạn. Khi nhóm của bạn đang ở thực địa, độ tin cậy là điều quan trọng nhất. Lựa chọn một giải pháp đáp ứng nhu cầu kết nối và khả năng tiếp cận thông tin của nhóm bạn là điều quan trọng cho sự thành công. Ví dụ, nếu nhóm của bạn cần truy cập thông tin trong môi trường băng thông thấp, một công cụ chat dựa trên đám mây truyền thống có thể khiến họ không thể truy cập vào các thông tin liên lạc và ngữ cảnh thiết yếu khi họ cần nhất.

Tương tự, hãy xem xét khả năng mở rộng ngay lập tức và dài hạn của công cụ ChatOps của bạn. Một số công cụ chỉ cần được sử dụng bởi một vài thành viên trong nhóm để có hiệu quả. Trong các trường hợp khác, quy trình làm việc ChatOps có thể liên quan đến hàng trăm hoặc hàng nghìn thành viên trong nhóm.

Một khi công cụ cộng tác được nhúng vào quy trình làm việc của bạn, việc thay đổi nó bằng một thứ khác có thể rất đau đớn. Đảm bảo rằng nền tảng của bạn có thể mở rộng để phù hợp với nhu cầu của bạn trong tương lai — cho dù đó là hàng chục, hàng trăm hay hàng trăm nghìn người dùng — sẽ tiết kiệm thời gian, tiền bạc và công sức của bạn về lâu dài.

Cách Không quân Hoa Kỳ sử dụng chat để chia sẻ an toàn các tài liệu quan trọng cho nhiệm vụ

ChatOps đã giúp đơn giản hóa các chuẩn bị trước chuyến bay cho Bộ Chỉ huy Cơ động Không quân (AMC) của Không quân Hoa Kỳ (USAF). Giấy tờ chuyến bay và nhiệm vụ phải đi qua bốn hoặc năm văn phòng khác nhau để được phê duyệt trước mỗi chuyến bay, điều này có thể là một quá trình chậm và tốn thời gian. Trong quá khứ, phi hành đoàn chỉ nhận được thông tin này khoảng 30 phút trước chuyến bay, cho họ thời gian hạn chế để xem xét tất cả mọi thứ.

AMC đã bắt đầu sử dụng Mattermost Channels để chia sẻ tệp tin một cách an toàn qua chat. Người quản lý chuyến bay hoặc chỉ huy có thể chia sẻ kế hoạch bay và gói nhiệm vụ trực tiếp với phi hành đoàn trên túi bay điện tử của họ khoảng hai giờ trước mỗi chuyến bay, cho phi hành đoàn thêm thời gian trước nhiệm vụ để nghiên cứu và chuẩn bị. Nhờ quy trình đơn giản hóa này, họ đã có thể giảm tiêu thụ nhiên liệu và chi phí liên quan đến chuyến bay.

"Đối với chúng tôi, sử dụng Mattermost mang lại lợi ích to lớn về tốc độ và độ an toàn của nhiệm vụ. Chúng tôi thấy rằng điều này cũng cho chúng tôi nhiều thời gian hơn để khắc phục các vấn đề về hàng hóa và nhiên liệu trước khi phi hành đoàn thậm chí xuất hiện tại máy bay," Thiếu tá Justin Poole, Giám đốc Tế bào Đổi mới Phoenix Spark tại Căn cứ Không quân Travis, nói.

Tìm hiểu thêm về ChatOps tại USAF »

Một thực hành ChatOps là về việc tích hợp, tự động hóa và mở rộng quy trình làm việc của bạn. Nhưng chính xác nó trông như thế nào sẽ khác nhau từ tổ chức này sang tổ chức khác và từ nhóm này sang nhóm khác. Khi bạn bắt đầu triển khai chương trình ChatOps cho nhóm của mình, hãy xem xét những trường hợp sử dụng chính này để tăng cơ hội thành công của bạn.

1. Tạo trung tâm Chỉ huy và Kiểm soát

Tích hợp các công cụ của bạn vào nền tảng chat là cách có tác động nhất mà ChatOps có thể cải thiện quy trình làm việc của nhóm bạn. Việc kết hợp các công cụ và nguồn dữ liệu vào một nguồn sự thật duy nhất giúp giữ cho thông tin dễ khám phá hơn và giảm ma sát khi thực hiện hành động. Điều này dẫn đến một trong những lợi ích đáng kể nhất của ChatOps: tạo ra một môi trường làm việc tập trung hơn cho nhóm của bạn.

Hình thức đơn giản nhất của tích hợp là thông báo; các thông báo một chiều được đưa vào hệ thống chat của bạn từ các nền tảng như ServiceNow, GitLab và GitHub để mọi người trong các kênh của bạn có ngữ cảnh họ cần trên các công cụ khác nhau, mà không cần phải truy cập riêng vào các công cụ đó hoặc đăng nhập thường xuyên. Điều này có thể đặc biệt có lợi cho các bên liên quan đối mặt với khách hàng, những người có thể không có hoặc không cần truy cập trực tiếp vào mọi công cụ phát triển nhưng muốn có thể theo dõi trạng thái của vấn đề khách hàng hoặc sự cố từ chat.

Các tích hợp phức tạp hơn có thể giúp nâng cao nhận thức tình huống và hợp tác trong môi trường phức tạp. Ví dụ, việc tích hợp nền tảng chat với hệ thống Tactical Assault Kit (TAK) cho phép những người điều hành nhiệm vụ trên thực địa tận dụng ChatOps để cải thiện chia sẻ thông tin tình báo và hợp tác. Việc tích hợp cùng nền tảng đó với nền tảng mạng lưới liên kết di động có thể giải quyết thêm các thách thức liên quan đến truyền thông băng thông thấp và cung cấp khả năng kết nối phi tập trung, có khả năng phục hồi hơn.

2. Tự động hóa quy trình làm việc lặp đi lặp lại

Các quy trình làm việc lặp đi lặp lại, tẻ nhạt không chỉ là một phiền toái cho nhóm của bạn; chúng có thể lãng phí thời gian quý báu khi mỗi phút đều quan trọng, và tạo cơ hội cho lỗi được đưa vào các luồng công việc quan trọng. Sử dụng ChatOps để khởi tạo, tự động hóa và thậm chí hoàn thành quy trình làm việc có thể giảm bớt các nhiệm vụ lặp đi lặp lại không cần sự can thiệp, giúp nhóm lấy lại thời gian trước đây đã dành cho các nhiệm vụ này.

Ví dụ, những bước đầu tiên trong việc bắt đầu một bài tập thường lệ cho nhóm của bạn có thể là gửi thông báo cho một vài bên liên quan chính, thiết lập một kênh phản hồi chuyên dụng và đưa một bản tóm tắt về ngữ cảnh nền vào kênh. Những nhiệm vụ này có thể được tự động hóa để đảm bảo rằng nhóm của bạn dành ít thời gian hơn cho hậu cần ban đầu của việc phối hợp phản hồi của họ, cho họ nhiều thời gian hơn để giải quyết vấn đề.

ChatOps trong hành động

Bộ Chỉ huy Cơ động Không quân sử dụng ChatOps để hỗ trợ bài tập sẵn sàng lớn nhất từ trước đến nay

Mobility Guardian 2023 (MG23) đã triển khai 3.000 nhân viên Lực lượng Hoa Kỳ và Đồng minh, với các đơn vị từ Hoa Kỳ, Vương quốc Anh, Canada, Úc, New Zealand, Pháp và Nhật Bản. Nỗ lực này đã cho phép hơn 15.000 lực lượng Hoa Kỳ và toàn cầu tham gia vào các cuộc tập trận đồng thời rộng lớn trên toàn khu vực Ấn Độ-Thái Bình Dương.

Các bài tập Mobility Guardian không theo kịch bản yêu cầu quân đội phải tự suy nghĩ, nhanh chóng thiết lập thông tin liên lạc và các dịch vụ khác, và thích nghi một cách linh hoạt khi các hoạt động không diễn ra như kế hoạch. Các phi công AMC có thể thử nghiệm các ứng dụng chỉ huy và kiểm soát (C2), khả năng truyền thông và các công cụ cộng tác trong môi trường bị tranh chấp, suy giảm và hạn chế về mặt hoạt động.

ChatOps đã cho phép các đội tận dụng các công cụ như các kênh giao tiếp không đồng bộ và nền tảng cộng tác để hỗ trợ các hoạt động nhiệm vụ. Khi AMC sử dụng ChatOps cho MG23, họ đã sử dụng Mattermost.

Tìm hiểu thêm về ChatOps tại AMC »

Mở rộng nhóm của bạn với bot, AI & hơn thế nữa

Chúng tôi biết rằng ChatOps có thể giúp kết nối các điểm giữa con người và công cụ của bạn và tiếp quản một số nhiệm vụ tốn thời gian của nhóm bạn. Nhưng ngoài việc kết nối các điểm, ChatOps có thể giúp bạn xây dựng một bức tranh lớn hơn, tốt hơn cho nhóm của bạn với các công cụ mở rộng khả năng của tổ chức bạn.

Bot rất quan trọng để mở rộng giá trị của ChatOps bằng cách thực hiện các hoạt động cho bạn. Chúng có thể tương tác với con người, công cụ và các bot khác để tăng tốc quy trình hơn nữa. Điều này đặc biệt hữu ích cho các quy trình được hưởng lợi từ việc di chuyển nhanh và có quy trình làm việc có thể dự đoán cao.

Mặc dù trí tuệ nhân tạo (AI) vẫn là một công nghệ mới nổi, nó đang phát triển nhanh chóng và có thể đẩy quy trình làm việc của bạn xa hơn so với những gì nhóm của bạn có thể tự làm. Bằng cách tóm tắt thông tin, xác định xu hướng và các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng xảy ra, và thậm chí điều phối quy trình làm việc thay mặt bạn, AI có thể giúp các nhóm kỹ thuật làm việc hiệu quả hơn.

Ví dụ, một nghiên cứu đã phát hiện ra rằng khi sử dụng chatbot trò chuyện AI, 61% người dùng có thể giải quyết vấn đề của họ mà không cần liên hệ với bộ phận hỗ trợ so với 35% với chatbot truyền thống. Bằng cách thêm các công cụ được tăng cường bởi AI vào nền tảng cộng tác của bạn, bạn có thể trao quyền cho nhóm của mình tìm thông tin và hiểu biết họ cần một cách nhanh chóng, cho phép họ làm việc có mục đích và bao quát nhiều lĩnh vực hơn.

Xây dựng một thực hành ChatOps thành công, hiệu quả không phải lúc nào cũng dễ dàng, và nhiều nhóm gặp khó khăn để làm cho ChatOps hoạt động tốt cho họ. Quy trình làm việc ChatOps không hiệu quả có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tốc độ và hiệu quả giao tiếp, điều này có thể ngăn cản các nhóm nhiệm vụ làm việc hiệu quả.

Trong phần này, chúng tôi sẽ khám phá một số rào cản phổ biến nhất đối với việc thiết lập các sáng kiến ChatOps hiệu quả — và những gì bạn có thể làm để đảm bảo các nhóm nhiệm vụ có các công cụ và quy trình đúng đắn để đạt được kết quả thành công.

1. Các mối quan ngại về bảo mật và tuân thủ

ChatOps giúp hiển thị thông tin từ nhiều công cụ khác nhau. Nhưng cùng một khả năng tiếp cận đó giúp nhóm của bạn có tầm nhìn thông tin tốt hơn cũng có thể làm dấy lên những lo ngại về bảo mật và tuân thủ. có thể bị lộ qua tích hợp ChatOps cho nhân viên mà lẽ ra không nên hoặc không nên truy cập.

Những gì bạn có thể làm:

• Chọn các công cụ tuân thủ FedRAMP hoặc tự lưu trữ trong môi trường an toàn, không kết nối mạng khi có thể
• Cấu hình hệ thống chat và tích hợp của bạn để đảm bảo rằng thông tin nhạy cảm vẫn ở trong tay đúng người và không người dùng nào có quyền truy cập vào bất cứ điều gì họ không nên, bao gồm cả người dùng không phải con người

2. Chi phí thiết lập và bảo trì

Khi chúng hoạt động trơn tru, các tích hợp ChatOps có thể là một sức mạnh thực sự cho nhóm của bạn để đẩy nhanh hoạt động nhiệm vụ, mang ngữ cảnh thiết yếu đến những người cần nó nhất, khi họ cần nó nhất. Nhưng việc thiết lập và duy trì các kết nối trơn tru đó có thể tốn công sức liên tục, đặc biệt là đối với các hệ thống được tùy chỉnh cao. Nếu không cẩn thận, nhóm của bạn có thể dễ dàng kết thúc việc thay thế hàng giờ làm việc thủ công mỗi tuần bằng hàng giờ công việc bảo trì, điều này ít nhiều đánh bại mục đích. Hãy lưu ý rằng tích hợp có thể là điểm yếu trong quy trình làm việc ChatOps của bạn nếu chúng không đủ mạnh mẽ; chúng có thể bị hỏng hoặc không hiển thị đủ thông tin để hữu ích.

Hãy nghĩ về ChatOps giống như bạn sẽ làm với bất kỳ khoản đầu tư cơ sở hạ tầng nào khác. Khi bắt đầu sáng kiến ChatOps của bạn, hãy đảm bảo phân bổ các nguồn lực dài hạn bạn sẽ cần để duy trì sức khỏe của dự án tổng thể — bao gồm cả các lãnh đạo về bảo mật và thông tin đặc biệt. Khi có thể, hãy xem xét tận dụng các công cụ linh hoạt và thân thiện với tích hợp nhất có thể. Để tận dụng tối đa các khoản đầu tư ChatOps của bạn, bạn cần có khả năng cấu hình tích hợp theo đúng thông số kỹ thuật của bạn và kiểm soát chúng hoàn toàn. Vì lý do này, đáng để khám phá các công cụ mã nguồn mở có thể tùy chỉnh hoàn toàn và cung cấp quyền truy cập mã nguồn đầy đủ.

Những gì bạn có thể làm:

• Phân bổ nguồn lực chuyên dụng để quản lý và duy trì tích hợp
• Tránh CNTT ngầm — thu hút các lãnh đạo bảo mật và CNTT trong quản trị ChatOps
• Sử dụng các công cụ mã nguồn mở và mã nguồn mở cốt lõi để có thiết lập linh hoạt hơn

Quá tải thông báo

Mặc dù các sáng kiến ChatOps có thể đẩy nhanh quy trình làm việc và tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại, chúng cũng có thể gây ra vấn đề quá tải thông báo. Vì ChatOps liên quan đến việc tích hợp nhiều công cụ lại với nhau, nó có thể dẫn đến một luồng cập nhật và cảnh báo liên tục. Không hiếm khi môi trường ChatOps trưởng thành bị tràn ngập tin nhắn từ nhiều bot và thành viên nhóm khác nhau, điều này có thể khá ồn ào và choáng ngợp, làm cho thành viên nhóm khó tập trung vào những vấn đề quan trọng nhất.

Khi bạn bắt đầu phát triển chương trình ChatOps của mình, hãy chú ý đến thông báo và ưu tiên các cảnh báo quan trọng nhất. Để tránh việc nhóm của bạn chìm trong biển thông báo thừa thãi, hãy tìm kiếm các công cụ có khả năng cấu hình cao và cho phép bạn tùy chỉnh thông báo để giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng tập trung vào các mục có ưu tiên cao nhất. Bạn cũng có thể muốn bắt đầu theo dõi các từ khóa nhất định một cách thụ động để cập nhật với những gì đang xảy ra mà không phải chịu hàng loạt thông báo trong suốt ngày.

Những gì bạn có thể làm:

• Suy nghĩ về các loại thông báo và tần suất khi bạn bắt đầu triển khai quy trình làm việc ChatOps
• Sử dụng các công cụ cho phép bạn tùy chỉnh thông báo và cảnh báo
• Theo dõi các từ khóa một cách thụ động để theo dõi những gì đang diễn ra mà không gây ra hàng loạt thông báo

Khả năng mở rộng

Khi một chương trình ChatOps tiếp tục phát triển, các vấn đề về khả năng mở rộng có thể đặt ra những thách thức đáng kể. Khi có nhiều người dùng, công cụ và nhóm tham gia vào các sáng kiến ChatOps, các hệ thống bạn dựa vào có thể gặp sự suy giảm hiệu suất, làm chậm thời gian phản hồi và gây thất vọng cho người dùng. Đồng thời, các chương trình ChatOps ngày càng mở rộng trở nên ngày càng phức tạp, điều này có thể làm cho mọi thứ khó duy trì và quản lý.

Hơn nữa, các chương trình ChatOps lớn hơn có thể đưa ra các mối quan ngại bổ sung về bảo mật và tuân thủ; khi hệ thống trở nên phức tạp hơn và nhiều người dùng hơn có quyền truy cập vào dữ liệu quan trọng cho nhiệm vụ, tổ chức có thể gặp khó khăn trong việc đảm bảo đáp ứng các yêu cầu quy định. Việc mở rộng ChatOps cũng có thể dẫn đến các vấn đề về tích hợp và tương thích khi việc kết nối ngày càng nhiều công cụ trở nên khó khăn.

Để khắc phục các vấn đề khả năng mở rộng, hãy đảm bảo các công cụ ChatOps của bạn được xây dựng cho hiệu suất ở quy mô lớn và linh hoạt theo thiết kế. Các nhóm cũng nên tự động hóa càng nhiều quy trình càng tốt để đơn giản hóa quy trình làm việc. Ngoài ra, họ nên tạo thói quen xem xét môi trường ChatOps thường xuyên để đảm bảo chúng hoạt động hiệu quả và không có tích hợp nào bị hỏng hoặc gây ra vấn đề hiệu suất.

Những gì bạn có thể làm:

• Chọn các công cụ được xây dựng cho hiệu suất ở quy mô lớn
• Tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại
• Xem xét môi trường ChatOps thường xuyên

Đào tạo và áp dụng

Bất cứ khi nào bạn triển khai một sáng kiến mới, hãy mong đợi một mức độ kháng cự nào đó đối với sự thay đổi trong hiện trạng. Để tận dụng tối đa các khoản đầu tư của bạn trong ChatOps, bạn cần làm mọi thứ có thể để tối đa hóa việc áp dụng và đào tạo nhóm của bạn để họ hiểu cách làm việc hiệu quả bằng cách sử dụng nó. Sau tất cả, nếu người dùng không hiểu lợi ích của ChatOps và cách nó có thể giúp họ làm việc hiệu quả hơn, họ sẽ ít có khả năng sử dụng nó và sẽ quay lại cách làm việc kém hiệu quả hơn mà họ đã quen.

Khi bạn bắt đầu lập kế hoạch cho chương trình ChatOps của mình, hãy dành thời gian bán cách làm việc mới cho nhóm của bạn. Đảm bảo rằng họ biết tại sao tổ chức đang đầu tư vào ChatOps — tiết kiệm chi phí, hiệu quả và ít lỗi hơn, ví dụ — và cách ChatOps sẽ làm cho cuộc sống của họ dễ dàng hơn.

Một khi họ đã tham gia, hãy triển khai một khóa đào tạo toàn diện ban đầu để đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều quen thuộc với các nguyên tắc cơ bản của ChatOps. Sau đó, tổ chức các buổi làm mới thường xuyên — mỗi quý một lần hoặc hai lần một năm — để giữ cho nhóm được thông tin và cập nhật. Bạn cũng nên tạo một cơ sở kiến thức hoặc tài liệu mà nhân viên có thể tham khảo để tự giải quyết các vấn đề và sự cố.

Những gì bạn có thể làm:

• Nói với nhóm của bạn về sáng kiến ChatOps mới của bạn, tại sao nó quan trọng và cách nó sẽ làm cho cuộc sống của họ dễ dàng hơn
• Tổ chức một buổi đào tạo toàn diện để giáo dục tất cả các thành viên trong nhóm về tất cả mọi thứ liên quan đến ChatOps
• Lên lịch làm mới thường xuyên để giải quyết bất kỳ khoảng trống kiến thức nào

Quy trình làm việc cứng nhắc

Một trong những thách thức chính của tự động hóa quy trình làm việc là tự động hóa có thể tạo ra sự cứng nhắc trong quy trình làm việc, điều này có thể làm giảm tính hữu ích của chúng khi quy trình, nhóm hoặc yêu cầu của bạn thay đổi. Việc thu hút các bên liên quan đúng đắn để lập bản đồ quy trình làm việc phù hợp ngay từ đầu là điều cần thiết — cũng như giữ chúng liên kết khi quy trình thay đổi.

Ngay cả những quy trình làm việc được thiết kế tốt nhất cũng sẽ thay đổi theo thời gian, vì vậy đảm bảo rằng hệ thống ChatOps của bạn đủ linh hoạt để thích ứng với các thay đổi khi cần thiết cũng là điều quan trọng. Thực hiện kiểm tra thường xuyên các quy trình làm việc tự động hóa quan trọng có thể giúp giữ cho chúng hoạt động hiệu quả, làm cho việc đạt được mục tiêu ChatOps của bạn dễ dàng hơn nhiều.

Đáng tiếc là, ngay cả đối với các tổ chức đổi mới nhất, có thể có một lượng lớn quán tính khi nói đến việc thay đổi quy trình và luồng công việc. Giữ cho các công cụ thân thiện với người dùng và tài liệu cập nhật có thể giúp nhân viên điều hướng các vấn đề một cách tương đối dễ dàng.

Những gì bạn có thể làm:

• Đảm bảo các công cụ thân thiện với người dùng
• Giữ tài liệu cập nhật và hữu ích
• Bắt đầu nhỏ và mở rộng

Khi công nghệ tiếp tục phát triển và đóng vai trò trung tâm hơn trong công việc chiến thuật và hoạt động, việc phát triển các thực hành và hệ thống phù hợp để cho phép nhóm của bạn làm việc hiệu quả và hiệu suất là điều quan trọng.

Hãy nhớ rằng một trong những lợi thế lớn nhất của ChatOps không phải là thay thế con người điều hành, mà là giúp họ làm công việc của mình tốt hơn. Từ việc tự động hóa quy trình làm việc thông thường và tận dụng AI để tăng cường ngữ cảnh xung quanh các nhiệm vụ thiết yếu, mục tiêu của ChatOps là tạo ra một môi trường tối ưu hóa các quy trình hiệu quả, hiệu suất cho những người trong nhóm của bạn. Đầu tư vào ChatOps có thể giúp đảm bảo rằng nhóm của bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt và di chuyển nhanh chóng và an toàn trong các tình huống có cược cao nhất.

Các tổ chức chính phủ và quốc phòng tin tưởng Mattermost cho ChatOps an toàn

Là một giải pháp cộng tác an toàn được thiết kế để đẩy nhanh quy trình làm việc ChatOps quan trọng cho nhiệm vụ, Mattermost cung cấp khả năng phục hồi, độ tin cậy và quyền riêng tư mà các nhóm nhiệm vụ yêu cầu.

Ngày càng nhiều nhóm chiến thuật trong các lĩnh vực quốc phòng và chính phủ đang chọn Mattermost cho ChatOps vì nhiều lý do:

Nguồn: https://mattermost.com/the-guide-to-secure-chatops/#4-final-thoughts-on-secure-chatops