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您好！您正在了解 Mattermost Playbooks 以及如何應用它來管理工作流程嗎？別擔心，這是一個強大但在掌握基本原則後非常容易理解的工具。

您好！您正在了解 Mattermost Playbooks 以及如何應用它來管理工作流程嗎？別擔心，這是一個強大但在掌握基本原則後非常容易理解的工具。

Playbooks 幫助您將重複性流程或需要快速反應的活動轉化為標準化的「腳本」，易於監控和執行。讓我們一起探索吧！

I. 什麼是 PLAYBOOKS？

Mattermost Playbooks（或工作流程 Playbooks）是 Mattermost 的一項功能，旨在標準化、自動化和追蹤工作流程。它幫助您將工作步驟組織成清晰的任務清單，確保每個人都能正確執行且不遺漏任何步驟。

可以將 Playbooks 想像成您活動的「智能檢查清單」。

Playbook 的主要組成部分：

Playbook 範本（Template）： 這是您的「藍圖」或「標準流程」。您創建一次範本，它將包含特定類型活動的所有任務、指導和預設設定。 範例：「新員工培訓範本」、「客戶問題處理範本」。

Playbook 執行（Run）： 每次您需要從範本執行流程時，您會「執行」該範本的新實例。 每個「Run」都是實際活動，有自己的頻道、任務清單和獨立的進度狀態。 範例：「培訓執行：張三」、「問題處理執行：伺服器錯誤 123」。

任務（Tasks）： 這些是在 Playbook 中需要完成的具體步驟。這些任務按清單組織，完成時可以勾選。 您可以添加描述、指派執行者，甚至設定截止日期（取決於您使用的 Mattermost 版本）。

擁有者（Owner）： 主要負責操作、監督和管理特定 Playbook Run 的人。通常是管理者或啟動該 Run 的人。

參與者（Participants）： 被添加到 Playbook Run 的人員。他們可以與任務互動、查看進度，並參與該 Run 頻道中的討論。

重要： 所有參與者都有權在完成任務時查看和勾選任務，不僅僅是擁有者。這是 Playbooks 能夠有效進行個人或團體追蹤的關鍵點。

II. PLAYBOOKS 的運作方式和應用

基本原則是：您設計一次流程（範本），然後多次重複使用（執行）。

  1. 設計流程（創建範本）： 定義步驟、任務、誰應該做什麼，以及必要的指導。
  2. 執行流程（創建執行）： 當需要該流程的情況發生時，您從範本啟動新的「執行」。將為此「執行」創建單獨的聊天頻道，每個人都可以在其中工作和討論。
  3. 執行和監控： 「執行」中的成員將執行列出的任務並在完成時勾選。擁有者和參與者可以監控整體進度並更新狀態。

重要應用：

對於個人進度追蹤（1對1）： 您應該為每個個人創建一個 PLAYBOOK RUN。 範例：每個新員工都有單獨的 Playbook Run 來追蹤他們的培訓進度。

對於團體/團隊進度追蹤： 您可以為整個團隊創建一個 PLAYBOOK RUN。 範例：一個 Playbook Run 來管理行銷專案，團隊成員在其中共同處理共享任務。

III. 設定基本 PLAYBOOK 的指南

在 Mattermost 中創建和執行 Playbook 的步驟：

步驟 1：存取 Playbooks

  • 在 Mattermost 側邊欄中，找到 Playbooks 圖示（通常是檢查清單或環形箭頭圖示）。
  • 點擊打開 Playbooks 介面。

步驟 2：創建新的 Playbook 範本

  • 在 Playbooks 介面中，選擇「Playbook Templates」標籤。
  • 點擊「Create Playbook」或「New Template」按鈕。
  • 為範本命名：描述用途的清晰名稱（例如：「新員工培訓流程」）。
  • 添加描述：解釋此範本的用途。

步驟 3：定義任務和檢查清單

這是最重要的部分。列出詳細的工作步驟。

  • 您可以創建大的「檢查清單」（如「階段 1：一般介紹」），每個檢查清單內包含較小的「任務」。

對於每個任務：

  • 任務名稱： 簡潔明確（例如：「閱讀公司介紹文件」）。
  • 描述/指導： 提供詳細資訊或相關文件連結。
  • 指派執行者（可選）： 您可以將任務指派給特定人員。如果未指派，Run 中的任何人都可以勾選。
  • 截止日期（企業功能）： 如果可用，設定完成期限。

步驟 4：頻道和參與者設定（可選）

在範本設定中，您可以：

  • 設定預設頻道：選擇頻道類型（公開、私人）和 Run 開始時將創建的頻道名稱。
  • 添加預設參與者：這些人員將自動添加到此範本的每個 Run 中。
  • 設定自動步驟：例如：Run 開始時發送歡迎訊息。

步驟 5：執行 Playbook（創建 Playbook Run）

  • 範本準備好後，您可以開始新的「執行」。
  • 在 Playbooks 介面中，選擇「Runs」標籤。
  • 點擊「Start a Playbook」按鈕或從清單中選擇您想要的範本並點擊「Start Run」。
  • 為 Run 命名：此實例的具體名稱（例如：「員工培訓：王小明，2023年8月」）。
  • 選擇擁有者並添加參與者：確定主要負責人和將參與此 Run 的其他人員。

創建 Run 後，參與者的 Mattermost 側邊欄中將出現單獨的聊天頻道。

步驟 6：執行和監控

  • 進入 Playbook Run 頻道。您將看到任務清單。
  • 完成任務時，只需勾選其旁邊的方框。
  • 擁有者可以使用「Post update」按鈕為整個 Run 發送一般進度更新。

IV. 3 個實際應用範例

為了幫助您形象化，這裡有三個 Mattermost Playbooks 可以在不同部門應用的範例：

範例 1：新員工培訓流程（部門：人力資源 / 所有部門）

情況： 每次新員工加入時，需要一系列步驟幫助他們融入並開始有效工作（公司介紹、工具指導、專業文件等）。

Playbooks 如何幫助： 確保不遺漏任何步驟，為所有員工標準化培訓體驗，並幫助管理者追蹤每個人的進度。

設定： 創建範本：「新員工培訓流程」

Playbook 中的主要步驟（範例）：

  • 檢查清單：一般介紹
    • 閱讀員工手冊和公司政策
    • 完成個人資訊表格
    • 觀看公司文化介紹影片
    • 與部門主管/直屬管理者會面
  • 檢查清單：工具指導
    • 安裝 Mattermost 和其他工作工具
    • 加入團隊和專案聊天頻道
    • 內部電子郵件系統指導
  • 檢查清單：初始專業培訓
    • 閱讀部門工作流程文件
    • 參加當前專案介紹會議
    • 完成第一個練習任務

應用： 每次有新員工時，您從此範本「執行」新的 Playbook，命名為「培訓：[新員工姓名]」。只將新員工和其管理者添加到此 Run 中。新員工完成任務時會勾選，管理者可以監控進度。

範例 2：行銷活動：新產品發布（部門：行銷）

情況： 發布新產品需要許多團隊成員和其他部門（設計、產品開發、傳播等）之間的密切協調。有許多任務需要按正確順序和時間表完成。

Playbooks 如何幫助： 將整個活動組織成清晰的階段，分配責任，並確保一切按計劃進行。

設定： 創建範本：「新產品發布活動」

Playbook 中的主要步驟（範例）：

  • 檢查清單：準備階段
    • 完成產品文件（行銷團隊）
    • 設計橫幅和廣告圖片（設計團隊）
    • 準備公關內容和新聞稿（公關團隊）
    • 規劃廣告預算（行銷主管）
  • 檢查清單：發布階段
    • 在網站和媒體頻道發布新聞稿（公關團隊）
    • 在平台上啟動廣告活動（廣告團隊）
    • 向現有客戶發送通知電子郵件（CRM團隊）
  • 檢查清單：發布後階段
    • 監控廣告效果並優化（行銷團隊）
    • 收集客戶反饋（客服團隊）
    • 活動總結報告（行銷主管）

應用： 即將推出新產品時，您從此範本「執行」新的 Playbook，命名為「發布 [產品名稱]」。將來自各個團隊的所有相關成員添加到此 Run 中。任務可以具體分配給每個人或團隊，每個人都監控整體進度。

範例 3：生產活動流程：生產線問題處理（部門：生產 / 工程）

情況： 當生產線發生事故時（機器故障、系統錯誤等），需要有明確的緊急程序來快速解決，最大限度地減少損害並確保安全。

Playbooks 如何幫助： 提供快速反應腳本，幫助團隊確切知道要按步驟做什麼，有效協調並記錄解決過程以供學習。

設定： 創建範本：「生產線問題處理流程」

Playbook 中的主要步驟（範例）：

  • 檢查清單：初始評估階段
    • 接收事故通知（班次主管）
    • 確定事故位置和嚴重程度
    • 關閉/隔離受影響設備以確保安全
    • 通知生產經理和技術團隊
  • 檢查清單：解決階段
    • 診斷事故原因（技術員）
    • 進行維修/更換（技術員）
    • 維修後重新檢查操作
    • 向生產經理更新狀態
  • 檢查清單：報告和改進階段
    • 將事故詳情和解決步驟記錄到系統中
    • 提出防止再次發生的解決方案
    • 組織經驗教訓會議（如需要）

應用： 發生事故時，班次主管或經理將立即「執行」新的 Playbook，命名為「生產線事故：[簡要錯誤描述] - [日期]」。所有相關團隊（技術、營運、管理）將被添加到此 Run 中。每個步驟完成時進行勾選，幫助每個人了解解決進度並順利協調。

總結和建議

Mattermost Playbooks 是將混亂轉化為秩序的強大工具。它幫助您：

  • 通過標準化流程節省時間和精力
  • 通過明確步驟最大限度地減少錯誤
  • 提高工作進度的透明度
  • 改善成員和部門之間的協調

給新手的建議：

  1. 從小流程開始： 不要試圖從一開始就建立過於複雜的 Playbook。選擇您經常執行的簡單流程來實驗。
  2. 實驗和調整： Playbooks 允許您輕鬆編輯範本。實驗、收集團隊反饋並調整以最適合您的需求。
  3. 利用記錄功能： Playbooks 自動記錄 Run 中的事件歷史，幫助您輕鬆回顧誰做了什麼、何時做的。

祝您在應用 Mattermost Playbooks 優化工作流程方面取得成功！