您好！您正在了解 Mattermost Playbooks 以及如何应用它来管理工作流程吗？别担心，这是一个强大但在掌握基本原则后非常容易理解的工具。

您好！您正在了解 Mattermost Playbooks 以及如何应用它来管理工作流程吗？别担心，这是一个强大但在掌握基本原则后非常容易理解的工具。

Playbooks 帮助您将重复性流程或需要快速反应的活动转化为标准化的「脚本」，易于监控和执行。让我们一起探索吧！

I. 什么是 PLAYBOOKS？

Mattermost Playbooks（或工作流程 Playbooks）是 Mattermost 的一项功能，旨在标准化、自动化和追踪工作流程。它帮助您将工作步骤组织成清晰的任务清单，确保每个人都能正确执行且不遗漏任何步骤。

可以将 Playbooks 想象成您活动的「智能检查清单」。

Playbook 的主要组成部分：

Playbook 模板（Template）： 这是您的「蓝图」或「标准流程」。您创建一次模板，它将包含特定类型活动的所有任务、指导和预设设置。 示例：「新员工培训模板」、「客户问题处理模板」。

Playbook 执行（Run）： 每次您需要从模板执行流程时，您会「执行」该模板的新实例。 每个「Run」都是实际活动，有自己的频道、任务清单和独立的进度状态。 示例：「培训执行：张三」、「问题处理执行：服务器错误 123」。

任务（Tasks）： 这些是在 Playbook 中需要完成的具体步骤。这些任务按清单组织，完成时可以勾选。 您可以添加描述、指派执行者，甚至设置截止日期（取决于您使用的 Mattermost 版本）。

拥有者（Owner）： 主要负责操作、监督和管理特定 Playbook Run 的人。通常是管理者或启动该 Run 的人。

参与者（Participants）： 被添加到 Playbook Run 的人员。他们可以与任务互动、查看进度，并参与该 Run 频道中的讨论。

重要： 所有参与者都有权在完成任务时查看和勾选任务，不仅仅是拥有者。这是 Playbooks 能够有效进行个人或团体追踪的关键点。

II. PLAYBOOKS 的运作方式和应用

基本原则是：您设计一次流程（模板），然后多次重复使用（执行）。

1. 设计流程（创建模板）： 定义步骤、任务、谁应该做什么，以及必要的指导。
2. 执行流程（创建执行）： 当需要该流程的情况发生时，您从模板启动新的「执行」。将为此「执行」创建单独的聊天频道，每个人都可以在其中工作和讨论。
3. 执行和监控： 「执行」中的成员将执行列出的任务并在完成时勾选。拥有者和参与者可以监控整体进度并更新状态。

重要应用：

对于个人进度追踪（1对1）： 您应该为每个个人创建一个 PLAYBOOK RUN。 示例：每个新员工都有单独的 Playbook Run 来追踪他们的培训进度。

对于团体/团队进度追踪： 您可以为整个团队创建一个 PLAYBOOK RUN。 示例：一个 Playbook Run 来管理营销项目，团队成员在其中共同处理共享任务。

III. 设置基本 PLAYBOOK 的指南

在 Mattermost 中创建和执行 Playbook 的步骤：

步骤 1：访问 Playbooks

• 在 Mattermost 侧边栏中，找到 Playbooks 图标（通常是检查清单或环形箭头图标）。
• 点击打开 Playbooks 界面。

步骤 2：创建新的 Playbook 模板

• 在 Playbooks 界面中，选择「Playbook Templates」标签。
• 点击「Create Playbook」或「New Template」按钮。
• 为模板命名：描述用途的清晰名称（例如：「新员工培训流程」）。
• 添加描述：解释此模板的用途。

步骤 3：定义任务和检查清单

这是最重要的部分。列出详细的工作步骤。

• 您可以创建大的「检查清单」（如「阶段 1：一般介绍」），每个检查清单内包含较小的「任务」。

对于每个任务：

• 任务名称： 简洁明确（例如：「阅读公司介绍文件」）。
• 描述/指导： 提供详细信息或相关文件链接。
• 指派执行者（可选）： 您可以将任务指派给特定人员。如果未指派，Run 中的任何人都可以勾选。
• 截止日期（企业功能）： 如果可用，设置完成期限。

步骤 4：频道和参与者设置（可选）

在模板设置中，您可以：

• 设置默认频道：选择频道类型（公开、私人）和 Run 开始时将创建的频道名称。
• 添加默认参与者：这些人员将自动添加到此模板的每个 Run 中。
• 配置自动步骤：例如：Run 开始时发送欢迎消息。

步骤 5：执行 Playbook（创建 Playbook Run）

• 模板准备好后，您可以开始新的「执行」。
• 在 Playbooks 界面中，选择「Runs」标签。
• 点击「Start a Playbook」按钮或从列表中选择您想要的模板并点击「Start Run」。
• 为 Run 命名：此实例的具体名称（例如：「员工培训：王小明，2023年8月」）。
• 选择拥有者并添加参与者：确定主要负责人和将参与此 Run 的其他人员。

创建 Run 后，参与者的 Mattermost 侧边栏中将出现单独的聊天频道。

步骤 6：执行和监控

• 进入 Playbook Run 频道。您将看到任务列表。
• 完成任务时，只需勾选其旁边的方框。
• 拥有者可以使用「Post update」按钮为整个 Run 发送一般进度更新。

IV. 3 个实际应用示例

为了帮助您形象化，这里有三个 Mattermost Playbooks 可以在不同部门应用的示例：

示例 1：新员工培训流程（部门：人力资源 / 所有部门）

情况： 每次新员工加入时，需要一系列步骤帮助他们融入并开始有效工作（公司介绍、工具指导、专业文件等）。

Playbooks 如何帮助： 确保不遗漏任何步骤，为所有员工标准化培训体验，并帮助管理者追踪每个人的进度。

设置： 创建模板：「新员工培训流程」

Playbook 中的主要步骤（示例）：

• 检查清单：一般介绍
  • 阅读员工手册和公司政策
  • 完成个人信息表格
  • 观看公司文化介绍视频
  • 与部门主管/直属管理者会面
• 检查清单：工具指导
  • 安装 Mattermost 和其他工作工具
  • 加入团队和项目聊天频道
  • 内部电子邮件系统指导
• 检查清单：初始专业培训
  • 阅读部门工作流程文件
  • 参加当前项目介绍会议
  • 完成第一个练习任务

应用： 每次有新员工时，您从此模板「执行」新的 Playbook，命名为「培训：[新员工姓名]」。只将新员工和其管理者添加到此 Run 中。新员工完成任务时会勾选，管理者可以监控进度。

示例 2：营销活动：新产品发布（部门：营销）

情况： 发布新产品需要许多团队成员和其他部门（设计、产品开发、传播等）之间的密切协调。有许多任务需要按正确顺序和时间表完成。

Playbooks 如何帮助： 将整个活动组织成清晰的阶段，分配责任，并确保一切按计划进行。

设置： 创建模板：「新产品发布活动」

Playbook 中的主要步骤（示例）：

• 检查清单：准备阶段
  • 完成产品文件（营销团队）
  • 设计横幅和广告图片（设计团队）
  • 准备公关内容和新闻稿（公关团队）
  • 规划广告预算（营销主管）
• 检查清单：发布阶段
  • 在网站和媒体频道发布新闻稿（公关团队）
  • 在平台上启动广告活动（广告团队）
  • 向现有客户发送通知电子邮件（CRM团队）
• 检查清单：发布后阶段
  • 监控广告效果并优化（营销团队）
  • 收集客户反馈（客服团队）
  • 活动总结报告（营销主管）

应用： 即将推出新产品时，您从此模板「执行」新的 Playbook，命名为「发布 [产品名称]」。将来自各个团队的所有相关成员添加到此 Run 中。任务可以具体分配给每个人或团队，每个人都监控整体进度。

示例 3：生产活动流程：生产线问题处理（部门：生产 / 工程）

情况： 当生产线发生事故时（机器故障、系统错误等），需要有明确的紧急程序来快速解决，最大限度地减少损害并确保安全。

Playbooks 如何帮助： 提供快速反应脚本，帮助团队确切知道要按步骤做什么，有效协调并记录解决过程以供学习。

设置： 创建模板：「生产线问题处理流程」

Playbook 中的主要步骤（示例）：

• 检查清单：初始评估阶段
  • 接收事故通知（班次主管）
  • 确定事故位置和严重程度
  • 关闭/隔离受影响设备以确保安全
  • 通知生产经理和技术团队
• 检查清单：解决阶段
  • 诊断事故原因（技术员）
  • 进行维修/更换（技术员）
  • 维修后重新检查操作
  • 向生产经理更新状态
• 检查清单：报告和改进阶段
  • 将事故详情和解决步骤记录到系统中
  • 提出防止再次发生的解决方案
  • 组织经验教训会议（如需要）

应用： 发生事故时，班次主管或经理将立即「执行」新的 Playbook，命名为「生产线事故：[简要错误描述] - [日期]」。所有相关团队（技术、运营、管理）将被添加到此 Run 中。每个步骤完成时进行勾选，帮助每个人了解解决进度并顺利协调。

总结和建议

Mattermost Playbooks 是将混乱转化为秩序的强大工具。它帮助您：

• 通过标准化流程节省时间和精力
• 通过明确步骤最大限度地减少错误
• 提高工作进度的透明度
• 改善成员和部门之间的协调

给新手的建议：

1. 从小流程开始： 不要试图从一开始就建立过于复杂的 Playbook。选择您经常执行的简单流程来实验。
2. 实验和调整： Playbooks 允许您轻松编辑模板。实验、收集团队反馈并调整以最适合您的需求。
3. 利用记录功能： Playbooks 自动记录 Run 中的事件历史，帮助您轻松回顾谁做了什么、何时做的。

祝您在应用 Mattermost Playbooks 优化工作流程方面取得成功！