Đây là một bài hướng dẫn chi tiết và dễ hiểu về Mattermost Playbooks dành cho người mới, tập trung vào cách ứng dụng và các ví dụ thực tế.

Chào bạn, bạn đang tìm hiểu về Mattermost Playbooks và cách ứng dụng nó để quản lý các quy trình công việc? Đừng lo lắng, đây là một công cụ mạnh mẽ nhưng lại rất dễ hiểu khi bạn nắm được các nguyên tắc cơ bản.

Playbooks giúp bạn biến các quy trình lặp đi lặp lại hoặc các hoạt động cần phản ứng nhanh thành những "kịch bản" chuẩn, dễ dàng theo dõi và thực hiện. Hãy cùng tìm hiểu nhé!

I. PLAYBOOKS LÀ GÌ?

Mattermost Playbooks (hay Workflow Playbooks) là một tính năng của Mattermost được thiết kế để chuẩn hóa, tự động hóa và theo dõi các quy trình làm việc. Nó giúp bạn tổ chức các bước công việc thành một danh sách nhiệm vụ rõ ràng, đảm bảo mọi người thực hiện đúng cách và không bỏ sót.

Hãy hình dung Playbooks như một "checklist thông minh" cho các hoạt động của bạn.

Các thành phần chính của một Playbook:

1. Playbook Template (Mẫu Playbook):

   • Đây là "bản thiết kế" hoặc "quy trình chuẩn" của bạn. Bạn tạo Template một lần, và nó sẽ chứa tất cả các nhiệm vụ, hướng dẫn, và cài đặt mặc định cho một loại hoạt động cụ thể.

   • Ví dụ: "Mẫu Đào tạo Nhân viên Mới", "Mẫu Xử lý Sự cố Khách hàng".

2. Playbook Run (Phiên chạy Playbook):

   • Mỗi khi bạn cần thực hiện một quy trình từ Template, bạn sẽ "chạy" (Run) một phiên bản mới của Template đó.

   • Mỗi "Run" là một hoạt động thực tế, có kênh riêng, danh sách nhiệm vụ riêng và trạng thái tiến độ độc lập.

   • Ví dụ: "Phiên chạy Đào tạo: Nguyễn Văn A", "Phiên chạy Xử lý Sự cố: Lỗi Server 123".

3. Tasks (Nhiệm vụ):

   • Là các bước cụ thể cần được hoàn thành trong một Playbook. Các nhiệm vụ này được sắp xếp theo danh sách và có thể được tích chọn khi hoàn thành.

   • Bạn có thể thêm mô tả, gán người thực hiện, và thậm chí thiết lập ngày đến hạn (tùy thuộc vào phiên bản Mattermost bạn đang dùng).

4. Owner (Chủ sở hữu):

   • Là người chịu trách nhiệm chính cho việc điều hành, giám sát và quản lý một Playbook Run cụ thể. Thường là người quản lý hoặc người khởi tạo Run đó.

5. Participants (Người tham gia):

   • Là những người được thêm vào một Playbook Run. Họ có thể tương tác với các nhiệm vụ, xem tiến độ, và tham gia thảo luận trong kênh của Run đó.

   • Quan trọng: Tất cả người tham gia (Participants) đều có quyền xem và tích vào các nhiệm vụ (Tasks) khi họ hoàn thành, không chỉ riêng Owner. Đây là điểm mấu chốt để Playbooks hoạt động hiệu quả cho việc theo dõi cá nhân hay nhóm.

II. CÁCH PLAYBOOKS HOẠT ĐỘNG VÀ ỨNG DỤNG

Nguyên tắc cơ bản là: Bạn thiết kế quy trình một lần (Template), sau đó sử dụng lại nhiều lần (Runs).

1. Thiết kế Quy trình (Tạo Template): Bạn định nghĩa các bước, nhiệm vụ, ai nên làm gì, và các hướng dẫn cần thiết.

2. Chạy Quy trình (Tạo Run): Khi một tình huống yêu cầu quy trình đó xảy ra, bạn khởi tạo một "Run" mới từ Template. Một kênh chat riêng sẽ được tạo cho "Run" này, nơi mọi người có thể làm việc và thảo luận.

3. Thực hiện và Theo dõi: Các thành viên trong "Run" sẽ thực hiện các nhiệm vụ được liệt kê và tích chọn khi hoàn thành. Owner và các Participants có thể theo dõi tiến độ chung và cập nhật trạng thái.

Ứng dụng quan trọng:

• Để theo dõi tiến độ CÁ NHÂN (1-1): Bạn nên tạo MỘT PLAYBOOK RUN cho MỖI CÁ NHÂN đó.

  • Ví dụ: Mỗi nhân viên mới có một Playbook Run riêng để theo dõi tiến độ đào tạo của họ.

• Để theo dõi tiến độ NHÓM/TEAM: Bạn có thể tạo MỘT PLAYBOOK RUN cho CẢ TEAM đó.

  • Ví dụ: Một Playbook Run để quản lý dự án Marketing, nơi các thành viên team cùng làm việc trên các nhiệm vụ chung.

III. HƯỚNG DẪN THIẾT LẬP MỘT PLAYBOOK CƠ BẢN

Các bước để tạo và chạy một Playbook trong Mattermost:

Bước 1: Truy cập Playbooks

• Trên Mattermost sidebar bên trái, tìm biểu tượng Playbooks (thường là biểu tượng có hình checklist hoặc mũi tên xoay vòng).

• Click vào đó để mở giao diện Playbooks.

Bước 2: Tạo Playbook Template Mới

• Trong giao diện Playbooks, chọn tab "Playbook Templates" (hoặc "Mẫu Playbook").

• Click vào nút "Create Playbook" (Tạo Playbook) hoặc "New Template" (Mẫu mới).

• Đặt tên cho Template: Tên rõ ràng, mô tả mục đích (ví dụ: "Quy trình Đào tạo Nhân viên Mới").

• Thêm mô tả: Giải thích Template này dùng để làm gì.

Bước 3: Định nghĩa các Nhiệm vụ (Tasks) và Checklist

• Đây là phần quan trọng nhất. Liệt kê các bước công việc chi tiết.

• Bạn có thể tạo các "Checklist" lớn (như "Giai đoạn 1: Giới thiệu chung") và bên trong mỗi Checklist là các "Tasks" nhỏ hơn.

• Đối với mỗi Task:

  • Tên nhiệm vụ: Ngắn gọn, rõ ràng (ví dụ: "Đọc tài liệu giới thiệu công ty").

  • Mô tả/Hướng dẫn: Cung cấp thông tin chi tiết hoặc liên kết đến tài liệu liên quan.

  • Gán người thực hiện (Assignee - tùy chọn): Bạn có thể gán nhiệm vụ cho một người cụ thể (như "Người chạy Playbook" hoặc "Người tham gia"). Nếu không gán, bất kỳ ai trong Run đều có thể tích vào.

  • Ngày đến hạn (Due Date - tính năng Enterprise): Nếu có, thiết lập thời hạn hoàn thành.

Bước 4: Cài đặt kênh và Người tham gia (tùy chọn)

• Trong phần cài đặt Template, bạn có thể:

  • Thiết lập kênh mặc định: Chọn loại kênh (công khai, riêng tư) và tên kênh sẽ được tạo khi Run.

  • Thêm người tham gia mặc định: Những người này sẽ tự động được thêm vào mỗi Run từ Template này.

  • Định cấu hình các bước tự động: Ví dụ: gửi tin nhắn chào mừng khi Run bắt đầu.

Bước 5: Chạy Playbook (Tạo Playbook Run)

• Sau khi Template đã sẵn sàng, bạn có thể khởi động một "Run" mới.

• Trong giao diện Playbooks, chọn tab "Runs" (hoặc "Các phiên chạy").

• Click vào nút "Start a Playbook" (Bắt đầu một Playbook) hoặc chọn Template bạn muốn từ danh sách và click "Start Run".

• Đặt tên cho Run: Tên cụ thể cho phiên bản này (ví dụ: "Đào tạo NV: Trần Thị B, Tháng 8/2023").

• Chọn Owner và thêm Participants: Xác định người chịu trách nhiệm chính và những người khác sẽ tham gia vào Run này.

• Khi Run được tạo, một kênh chat riêng sẽ xuất hiện trong Mattermost sidebar của những người tham gia.

Bước 6: Thực hiện và Theo dõi

• Vào kênh của Playbook Run. Bạn sẽ thấy danh sách các nhiệm vụ.

• Khi hoàn thành một nhiệm vụ, chỉ cần tích vào ô vuông bên cạnh nó.

• Owner có thể sử dụng nút "Post update" để gửi các cập nhật tiến độ chung cho cả Run.

IV. 3 VÍ DỤ THỰC TẾ ỨNG DỤNG CỤ THỂ

Để bạn dễ hình dung, đây là ba ví dụ về cách Mattermost Playbooks có thể được áp dụng trong các phòng ban khác nhau:

Ví dụ 1: Luồng Đào tạo Nhân viên Mới (Phòng Ban: Nhân sự / Mọi Phòng Ban)

• Tình huống: Mỗi khi có nhân viên mới gia nhập, có một loạt các bước cần thực hiện để họ hòa nhập và bắt đầu công việc hiệu quả (giới thiệu công ty, hướng dẫn công cụ, tài liệu chuyên môn...).

• Playbooks giúp gì?: Đảm bảo không bỏ sót bước nào, chuẩn hóa trải nghiệm đào tạo cho mọi nhân viên, và giúp người quản lý theo dõi tiến độ của từng cá nhân.

• Cách thiết lập:

  • Tạo Template: "Quy trình Đào tạo Nhân viên Mới"

  • Các bước chính trong Playbook (Ví dụ):

    1. Checklist: Giới thiệu chung

       • Đọc Sổ tay nhân viên và chính sách công ty.

       • Hoàn thành biểu mẫu thông tin cá nhân.

       • Xem video giới thiệu về văn hóa công ty.

       • Gặp gỡ Trưởng phòng/Quản lý trực tiếp.

    2. Checklist: Hướng dẫn công cụ

       • Cài đặt Mattermost và các công cụ làm việc khác (Slack, Jira, Confluence...).

       • Tham gia các kênh chat team và dự án.

       • Hướng dẫn sử dụng hệ thống email nội bộ.

    3. Checklist: Đào tạo chuyên môn ban đầu

       • Đọc tài liệu quy trình làm việc của phòng ban.

       • Tham gia buổi họp giới thiệu về dự án hiện tại.

       • Hoàn thành nhiệm vụ thực hành đầu tiên.

• Cách ứng dụng: Mỗi khi có một nhân viên mới, bạn sẽ "chạy" (Run) một Playbook mới từ Template này, đặt tên là "Đào tạo: [Tên nhân viên mới]". Chỉ thêm nhân viên mới và quản lý của họ vào Run này. Nhân viên mới sẽ tự tích vào các task khi hoàn thành, và quản lý có thể theo dõi tiến độ.

Ví dụ 2: Hoạt động Marketing: Ra mắt Sản phẩm Mới (Phòng Ban: Marketing)

• Tình huống: Việc ra mắt một sản phẩm mới đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều thành viên team và các phòng ban khác (thiết kế, phát triển sản phẩm, truyền thông...). Có rất nhiều đầu việc cần làm theo đúng trình tự và thời hạn.

• Playbooks giúp gì?: Tổ chức toàn bộ chiến dịch thành các giai đoạn rõ ràng, phân công trách nhiệm, và đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch.

• Cách thiết lập:

  • Tạo Template: "Chiến dịch Ra mắt Sản phẩm Mới"

  • Các bước chính trong Playbook (Ví dụ):

    1. Checklist: Giai đoạn Chuẩn bị

       • Hoàn thiện Tài liệu sản phẩm (Marketing Team).

       • Thiết kế banner và hình ảnh quảng cáo (Design Team).

       • Chuẩn bị nội dung bài PR và thông cáo báo chí (PR Team).

       • Lên kế hoạch ngân sách quảng cáo (Marketing Lead).

    2. Checklist: Giai đoạn Phát hành

       • Đăng tải thông cáo báo chí lên website và kênh truyền thông (PR Team).

       • Kích hoạt chiến dịch quảng cáo trên các nền tảng (Ads Team).

       • Gửi email thông báo cho khách hàng hiện có (CRM Team).

    3. Checklist: Giai đoạn Sau Phát hành

       • Theo dõi hiệu suất quảng cáo và tối ưu (Marketing Team).

       • Thu thập phản hồi khách hàng (CS Team).

       • Báo cáo tổng kết chiến dịch (Marketing Lead).

• Cách ứng dụng: Khi sắp có sản phẩm mới, bạn "chạy" một Playbook mới từ Template này, đặt tên là "Ra mắt [Tên sản phẩm]". Thêm tất cả thành viên liên quan từ các team vào Run này. Các nhiệm vụ có thể được gán cụ thể cho từng người hoặc từng team, và mọi người cùng theo dõi tiến độ chung.

Ví dụ 3: Luồng Hoạt động Sản xuất: Xử lý Sự cố Dây chuyền (Phòng Ban: Sản xuất / Kỹ thuật)

• Tình huống: Khi một sự cố xảy ra trên dây chuyền sản xuất (máy hỏng, lỗi hệ thống...), cần có một quy trình khẩn cấp, rõ ràng để khắc phục nhanh chóng, giảm thiểu thiệt hại và đảm bảo an toàn.

• Playbooks giúp gì?: Cung cấp một kịch bản phản ứng nhanh, giúp đội ngũ biết chính xác phải làm gì theo từng bước, phối hợp hiệu quả và ghi nhận lại quá trình xử lý để học hỏi.

• Cách thiết lập:

  • Tạo Template: "Quy trình Xử lý Sự cố Dây chuyền"

  • Các bước chính trong Playbook (Ví dụ):

    1. Checklist: Giai đoạn Đánh giá ban đầu

       • Tiếp nhận thông báo sự cố (Người giám sát ca).

       • Xác định vị trí và mức độ sự cố.

       • Tắt/Cách ly thiết bị bị ảnh hưởng để đảm bảo an toàn.

       • Thông báo cho Quản lý Sản xuất và Đội Kỹ thuật.

    2. Checklist: Giai đoạn Khắc phục

       • Chẩn đoán nguyên nhân sự cố (Kỹ thuật viên).

       • Tiến hành sửa chữa/thay thế (Kỹ thuật viên).

       • Kiểm tra lại hoạt động sau sửa chữa.

       • Cập nhật trạng thái cho Quản lý Sản xuất.

    3. Checklist: Giai đoạn Báo cáo & Cải tiến

       • Ghi nhận chi tiết sự cố và các bước khắc phục vào hệ thống.

       • Đề xuất giải pháp ngăn ngừa tái diễn.

       • Tổ chức họp rút kinh nghiệm (nếu cần).

• Cách ứng dụng: Khi có sự cố, người giám sát ca hoặc quản lý sẽ ngay lập tức "chạy" một Playbook mới, đặt tên "Sự cố Dây chuyền: [Mô tả ngắn gọn lỗi] - [Ngày]". Tất cả đội ngũ liên quan (kỹ thuật, vận hành, quản lý) sẽ được thêm vào Run này. Mỗi bước được tích khi hoàn thành, giúp mọi người nắm được tiến độ khắc phục và phối hợp nhịp nhàng.

TÓM TẮT VÀ LỜI KHUYÊN

Mattermost Playbooks là một công cụ mạnh mẽ để biến sự hỗn loạn thành trật tự. Nó giúp bạn:

• Tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách chuẩn hóa các quy trình.

• Giảm thiểu sai sót do có các bước rõ ràng.

• Nâng cao tính minh bạch về tiến độ công việc.

• Cải thiện sự phối hợp giữa các thành viên và phòng ban.

Lời khuyên cho người mới:

• Bắt đầu từ những quy trình nhỏ: Đừng cố gắng xây dựng một Playbook quá phức tạp ngay từ đầu. Hãy chọn một quy trình đơn giản bạn thường xuyên làm để thử nghiệm.

• Thử nghiệm và điều chỉnh: Playbooks cho phép bạn dễ dàng chỉnh sửa Template. Hãy thử nghiệm, thu thập phản hồi từ team và điều chỉnh để phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

• Tận dụng tính năng ghi nhận: Playbooks tự động ghi lại lịch sử các sự kiện trong một Run, giúp bạn dễ dàng xem lại ai đã làm gì, khi nào.

Chúc bạn thành công trong việc ứng dụng Mattermost Playbooks để tối ưu hóa quy trình làm việc của mình!